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Cybersanté / DEP

Entrée en vigueur le 15 avril 2017, la loi fédérale sur le dossier électronique du patient contraint également les institutions de soins à être en mesure de proposer à l’avenir un dossier électronique du patient à leurs résidentes et résidents.

L’introduction au niveau national du dossier électronique du patient (DEP) constitue l’élément essentiel de la stratégie nationale en matière de cybersanté. Avec l’adoption de la loi fédérale sur le dossier électronique du patient (LDEP) en 2015, une étape importante a été franchie. La loi fédérale et le droit d’application y relatif sont entrés en vigueur le 15 avril 2017. D’ici au 22 avril 2022, les institutions de soins qui fournissent des prestations stationnaires relevant de l’assurance obligatoire des soins (AOS) doivent s’affilier à une communauté ou à une communauté de référence, et pouvoir proposer un DEP. Dès lors se posent pour les institutions de soins des questions à divers niveaux concernant l’introduction du dossier électronique du patient.

Vidéo

Cette vidéo montre comment le dossier électronique du patient sera utilisé à l’avenir dans les institutions des domaines « personnes âgées » et « personnes en situation de handicap » pour les prestations LAMal:

FAQ 

Qu’est-ce que le DEP ?

Le DEP est librement ouvert par une patiente ou un patient et contient toutes les données et documents pertinents pour les traitements. La patiente ou le patient décide non seulement si elle ou il souhaite ouvrir ou non un DEP, mais également quels sont les professionnels de la santé qui ont accès à ce dossier. Chaque accès au DEP fait l’objet d’un protocole et peut être vu par la patiente ou le patient.

Le DEP donne ainsi accès aux principales informations pertinentes pour la santé, en tout temps et en tout lieu, à toutes les personnes impliquées ayant reçu les droits d’accès correspondants.

Pourquoi un DEP ?

Donner accès aux informations pertinentes pour des traitements aux différents professionnels impliqués dans ces traitements a non seulement un impact positif sur la qualité du traitement, mais permet également d’améliorer le processus de soins et de renforcer la sécurité du patient.

En ce qui concerne plus particulièrement les résidentes et résidents des institutions de soins, on peut par exemple songer aux détails d’un diagnostic ou à un transfert à l’hôpital : pour autant qu’ils disposent des droits d’accès au DEP, les professionnels de santé externes peuvent prendre directement connaissance des principales informations de santé. Et inversement, le DEP permet aussi aux professionnels de santé dans les institutions de soins de consulter les informations et documents importants, comme des résultats d’examens ou un rapport de sortie de l’hôpital. Par ailleurs, un échange d’informations rapide et complet concernant la médication est particulièrement important pour des résidentes ou résidents souffrant de pathologies multiples et de maladies chroniques. A cet effet, le DEP constitue donc aussi une aide précieuse.

Comment fonctionne le DEP ?

Le DEP est en quelque sorte un « système secondaire », tandis que la documentation clinique interne à l’établissement (p. ex. le dossier de soins) est défini comme le « système primaire ». Le système primaire et le système secondaire forment deux systèmes fonctionnant indépendamment l’un de l’autre, mais qui se complètent l’un l’autre ponctuellement.

Le système primaire, c’est-à-dire le dossier de soins informatisé, constitue la base de toutes les décisions relatives aux traitements et documente les interventions soignantes et médicales internes. En revanche, en tant que système secondaire, le DEP ne contient que les principales informations potentiellement importantes pour le suivi thérapeutique. Le DEP ne recouvre donc pas le même contenu que les systèmes primaires des professionnels de la santé, dans la mesure où toutes les informations du système primaire ne sont pas pertinentes en soi pour le traitement. Le DEP constitue davantage le lien entre les données et documents pertinents pour le traitement provenant de différents systèmes primaires. Les documents originaux établis dans l’institution restent à chaque fois dans leur système primaire. Seules des copies sont enregistrées dans le DEP. A l’inverse, des documents particulièrement importants peuvent être extraits du DEP et enregistrés comme copies dans le système primaire des professionnels de la santé.

L’accès aux documents contenus dans le DEP par des professionnels de la santé peut se faire de deux façons : soit l’inscription peut se faire en ligne sur un site web réservé aux professionnels de la santé (portail d’accès), soit le logiciel de leur système primaire donne un accès direct au DEP.

Un tutoriel vidéo explique comment introduire le DEP dans les institutions de soins et quels avantages présente l’utilisation de ce dossier du patient.

Qui doit proposer un dossier électronique du patient ?

La loi fédérale sur le dossier électronique du patient (LDEP) oblige les hôpitaux, les maisons de naissances et les établissements médico-sociaux à s’affilier, dans le délai imparti, à une communauté ou à une communauté de référence certifiée, et à mettre ainsi les données à disposition dans le DEP. Cette obligation vaut pour les institutions qui décomptent des prestations à charge de l’assurance obligatoire des soins (AOS) et qui sont admises au titre d’hôpital ou d’établissement de soins selon l’art 39 al. 1, resp. art. 49 al. 4, de la loi fédérale sur l’assurance maladie (LAMal). Peuvent également être concernées par la loi les institutions ou les structures qui ne décomptent que partiellement des prestations à charge de l’AOS. Pour les établissements de santé et les professionnels de la santé qui interviennent dans le domaine ambulatoire, il n’y a pas de telle obligation au niveau fédéral.

loi fédérale sur le dossier électronique du patient

loi fédérale sur l’assurance maladie

Si les institutions et les établissements ne respectent pas leur obligation légale dans un délai de trois ans (hôpitaux), respectivement de cinq ans (maisons de naissances et établissements médico-sociaux), le canton les retirera de la liste des hôpitaux, resp. des établissements de soins.

Il n’est pas toujours aisé de répondre à la question de savoir qui doit proposer un DEP et elle doit être examinée de cas en cas. Dans le cadre de la fiche d’information « Qui doit proposer un DEP ?», eHealth Suisse évoque les cas de figure du centre de soins palliatifs, du foyer pour adultes handicapés et de la fusion de fournisseurs de prestations stationnaires et ambulatoires.

Qui doit proposer un DEP ? (fiche d’information eHealth Suisse, 2017)

Qui, dans les institutions de soins, peut avoir accès au DEP ?

L’art. 9 al. 1 de la loi fédérale sur le dossier électronique du patient (LDEP) régit l’accès au DEP par les professionnels de la santé. Selon l’art. 2 lit. b LDEP, un professionnel de la santé est donc un « professionnel du domaine de la santé reconnu par le droit fédéral ou cantonal qui applique ou prescrit des traitements médicaux ou qui remet des produits thérapeutiques ou d’autres produits dans le cadre d’un traitement médical ».

 Loi fédérale sur le dossier électronique du patient

Il faut ensuite une qualification professionnelle. Les registres professionnels fédéraux et cantonaux permettent de contrôler si un professionnel de la santé dispose effectivement des qualifications professionnelles requises. La fiche d’information de eHealth Suisse fournit toutes les informations utiles à ce propos.

Qui peut avoir accès au DEP? Les professionnels de la santé au sens de la LDEP (Fiche d’information de eHealth Suisse, 2017)

En outre, le professionnel de la santé doit être impliqué dans le traitement en cours d’une patiente ou d’un patient. L’art. 2 lit. c de la LDEP définit le traitement lui-même de la façon suivante : « (…) tout acte exécuté par un professionnel de la santé dans le but de guérir ou de soigner un patient ou de prévenir, dépister ou diagnostiquer une maladie ou d’en atténuer les symptômes ».

Dans les institutions qui ne décomptent pas de prestations stationnaires à charge de l’assurance obligatoire des soins (AOS), il faut examiner au cas par cas pour savoir si les critères du traitement sont remplis. La fiche d’information d’eHealth Suisse (2017) « Qui peut avoir accès au DEP? Les professionnels de la santé au sens de la LDEP » fournit toutes les informations utiles à ce propos.

Le contrôle, respectivement la vérification des qualifications professionnelles et du contexte du traitement sont de la responsabilité des communautés ou des communautés de référence (cf. point 1.3.3 lit. c de l’annexe 2 ODEP-DFI et art. 9 al. 2 lit. b LDEP).

Enfin, les professionnels de la santé peuvent mandater des auxiliaires pour traiter les données et les documents contenus dans le DEP. « Les professionnels de la santé peuvent recourir à du personnel auxiliaire pour traiter à leur place les données et les documents dans le DEP. À travers ces activités, des personnes qui ne tombent pas sous la définition de « professionnels de la santé » selon la LDEP (voir fiche d'information « Qui peut avoir accès au DEP ? Les professionnels de la santé au sens de la LDEP »), mais qui agissent sous la responsabilité d'une telle personne, peuvent donc avoir accès au DEP. Il peut s'agir, par exemple, d'assistantes médicales qui déposent des documents dans le DEP ou en téléchargent à partir du DEP sur mandat d'un médecin » (eHealth Suisse, fiche d’information « Recours à des auxiliaires pour le traitement des données du DEP », 2017, p. 1). Les patientes et les patients doivent cependant être informés du fait (cf. point 6.1.5 lit. e de l’annexe 2 ODEP-DFI).

Recours à des auxiliaires pour le traitement des données du DEP (Fiche d'information eHealth Suisse, 2017)

Que sont les communautés et les communautés de référence ?

La loi fédérale sur le dossier électronique du patient (LDEP) prévoit la constitution de communautés et de communautés de référence (art. 10 LDEP).

loi fédérale sur le dossier électronique du patient 

Une communauté est le regroupement de professionnels de la santé et de leurs établissements. Elle doit s’assurer que les données du dossier électronique du patient soient accessibles pour les patientes et patients ainsi que pour les professionnels de la santé, et que chaque accès et traitement de données soient consignés.

Une communauté de référence est une communauté (cf. ci-dessus) qui propose des prestations supplémentaires pour les patientes et patients. Ainsi, un DEP peut être ouvert et fermé auprès d’une communauté de référence, laquelle veille, par exemple, à la conservation des déclarations écrites de consentement et à la gestion des droits d’accès.

Les communautés et les communautés de référence mettent à disposition l’environnement technique et organisationnel pour le fonctionnement du DEP. Afin de pouvoir assurer la protection et la sécurité des données et garantir l’interopérabilité entre les différentes communautés et communautés de référence, le droit d’exécution de la LDEP fixe les critères techniques et organisationnels.

droit d’exécution de la LDEP

Tandis que l’affiliation des professionnels de la santé du domaine ambulatoire à une communauté ou à une communauté de référence est facultative, elle est obligatoire pour les institutions qui facturent des prestations dans le domaine stationnaire relevant de l’assurance obligatoire des soins (AOS) (cf. art. 25 LDEP et art. 39 al. 1 lit. f. LAMal). Les établissements médico-sociaux ont jusqu’au 15 avril 2022 pour s’affilier.

Note: à des fins de simplification, le terme de communauté de référence est utilisé dans ce FAQ et comprend aussi celui de communauté.

Quelles sont les communautés de référence à disposition ?

  • En principe, le choix d’une communauté de référence est libre.
  • Certains cantons proposent des mesures incitatives pour encourager l’affiliation des professionnels et des organisations de la santé à une communauté de référence active dans leur région, par exemple la prise en charge des cotisations de membre.
  • eHealth Suisse met à disposition un nouveau portail internet offrant un aperçu des fournisseurs DEP certifiés et en cours de certification (communautés/communautés de référence) : https://www.patientendossier.ch/fr/population/fournisseur-dep

Quelles sont les restrictions concernant l’affiliation aux communautés de référence ?

Les communautés de référence décident librement de la composition de ses membres : ainsi, elle peuvent se concentrer sur certains prestataires de la santé ou certaines régions et limiter l’affiliation à certains prestataires de la santé. Elles peuvent aussi prévoir des cotisations de membres différentes, par exemple des montants plus élevés pour les membres externes aux cantons responsables de la communauté.

Le tableau suivant donne un aperçu des restrictions relatives à l’affiliation pour chaque communauté de référence (état novembre 2020). À noter que la décision effective d’une admission et de ses conditions est prise par chaque communauté de référence sur la base de la demande individuelle.

Quelle communauté de référence me convient ?

En vertu de la loi, toutes les communautés de référence doivent proposer les mêmes prestations dans le domaine du Dossier électronique du patient (DEP). C’est la garantie que le DEP peut ainsi être traité et consulté dans toute la Suisse.

Toutefois, les communautés de référence se différencient dans le domaine des services supplémentaires liés au DEP. Ces services concernent le plus souvent les secteurs B2B ou B2C et sont également exécutés via l’infrastructure de la communauté de référence. Afin de vérifier la bonne adéquation, il convient d’observer les points suivants :

  • De quelles prestations supplémentaires liées au DEP la communauté de référence pressentie dispose-t-elle et leur utilité est-elle pertinente dans mon propre environnement.
  • À quelle communauté de référence sont affiliés les prestataires de la santé avec lesquels la collaboration est la plus fréquente (p.ex. l’hôpital régional), car c’est probablement avec eux que la plupart des processus B2B seront réalisés.
  • Quelles sont les prestations qui sont comprises dans l’affiliation et le contrat d’utilisation et, le cas échéant, lesquelles devraient être achetées en plus (cf. aussi la question suivante). Cela permet d’avoir une vue d’ensemble des coûts.

Quels sont les principaux aspects des prestations que je devrais discuter plus particuliè-rement avec la communauté de référence ?

Quelles fonctions comporte le ou comportent les packs de prestations proposés par la plateforme DEP de la communauté de référence ? Quelles prestations supplémentaires liées au DEP sont comprises ? Le cas échéant, quelles prestations ou fonctions doivent être achetées en plus ?

Quels composants techniques comporte le ou comportent les packs de prestations proposés ? Lesquels doivent être achetés en plus ? Exemples :

  • DEP Repository (système d’archivage)
  • Identités électroniques pour les professionnels de la santé et le personnel auxiliaire
  • Accès protégé à l’espace confidentiel du DEP

Quels prestations de conseil et de support comporte le ou comportent les packs de prestations ? Et quels sont les honoraires facturés par la communauté de référence pour les prestations de conseil qui ne sont pas comprises dans le pack de prestations ? Sur quels sujets portent généralement les prestations de conseil et quelles sont les charges estimées pour de tels mandats de conseil ?

Dans quel délai les institutions médico-sociales et les institutions pour personnes en si-tuation de handicap, dont les prestations sont soumises à la LAMal, doivent-elles intro-duire le Dossier électronique du patient (DEP) ?

Les établissements médico-sociaux doivent se conformer à la loi fédérale sur le dossier électronique du patient (LDEP) dans un délai transitoire de cinq ans après son entrée en vigueur (loi fédérale sur l’assurance maladie, dispositions transitoires relatives à la modification du 19 juin 2015 [Dossier électronique du patient]). Cela concerne également toutes les institutions pour personnes en situation de handicap si elles décomptent des prestations dans le cadre de l’assurance obligatoire des soins.

La LDEP est entrée en vigueur le 15 avril 2017. Par conséquent, le délai pour les établissements médico-sociaux et les institutions sociales dont les prestations sont soumises à la LAMal est fixé au 15 avril 2022.

Quand dois-je démarrer la mise en œuvre du DEP afin de respecter l’obligation d’affiliation au 15 avril 2022 ?

D’ici au 15 avril 2022, les établissements doivent non seulement être affiliés à une communauté de référence, mais ils doivent également avoir entrepris les adaptations nécessaires au niveau organisationnel et technique, afin de pouvoir consulter et traiter les DEP de leurs résidentes et résidents sur la plateforme DEP de la communauté de référence.

Afin de respecter le délai, il est donc important que les institutions, en collaboration avec les communautés de référence choisies, établissent un calendrier des tâches à accomplir.

Pour les travaux préparatoires ainsi que pour le raccordement d’un établissement médico-social ou d’une institution pour personnes en situation de handicap, il faut planifier au moins six, voire douze mois, à partir de l’adhésion à une communauté de référence.

Le retard de l’affiliation des hôpitaux a-t-il un impact sur le délai de mise en œuvre dans les établissements médico-sociaux et institutions pour personnes en situation de handi-cap ?

Pour les hôpitaux, le délai de mise en œuvre avait été fixé à trois ans, et pour les institutions médico-sociales et les institutions pour personnes en situation de handicap à cinq ans à partir de l’entrée en vigueur de la loi fédérale sur le dossier électronique du patient (LDEP) (loi fédérale sur l’assurance maladie, dispositions transitoires relatives à la modification du 19 juin 2015 [Dossier électronique du patient]).

Les deux délais ne sont pas liés entre eux : un retard dans l’affiliation des hôpitaux n’entraîne pas automatiquement un retard dans celle des établissements médico-sociaux et institutions pour personnes en situation de handicap. Le jour d’échéance demeure le 15 avril 2022, date à laquelle la LDEP doit être mise en application.

Le retard pris dans le secteur hospitalier au-delà de la date limite du 15 avril 2020 s’explique par le travail important que requiert le processus de certification.

Quels sont les coûts engendrés par le DEP et qui les prend en charge ?

La question des coûts liés au dossier électronique du patient et de leur financement interpelle à plusieurs niveaux :

Il s’agit d’une part des coûts et du financement de la constitution des communautés et des communautés de référence et des plateformes eHealth, d’autre part des coûts et du financement de leur exploitation.

La loi fédérale sur le dossier électronique du patient (LDEP) prévoit dans son art. 20 des aides financières pour la constitution et la certification des communautés et des communautés de référence. Ces aides financières ne sont octroyées qu’à la condition que les cantons ou des tiers (p. ex. des organisations faîtières) participent au moins à même hauteur que la Confédération. De plus amples informations sur les aides financières sont disponibles auprès de l’Office fédéral de la santé publique.

Loi fédérale sur le dossier électronique du patient

Office fédéral de la santé publique

Les communautés et les communautés de référence règlent dans leur modèle de financement respectif la couverture des coûts (résiduels) pour la constitution, la certification et l’exploitation. Il existe différents modèles de financement, parmi lesquels en particulier le (co)financement par les pouvoirs publics, les cotisations des membres de la communauté ou de la communauté de référence, et le développement d’une plateforme de cybersanté pour en faire un portail de santé qui met à disposition des patientes et patients ainsi que des prestataires d’autres services payants en plus des prestations fournies par le DEP (cf. eHealth Suisse, 2016, modèles de financement pour les communautés (de référence), p. 4 s.).

eHealth Suisse, 2016, modèles de financement pour les communautés (de référence)

La communauté de référence d’Argovie constitue un exemple concret de modèle de financement :

Les membres de la communauté de référence d’Argovie s’acquittent de cotisations annuelles. Ces cotisations se composent d’un montant fixe défini pour les différents types d’institution et d’une composante variable, calculée sur la base des charges d’exploitation corrigées selon H+. Des exemples de calcul pour un hôpital de soins aigus et pour une institution de soins sont disponibles sur le site Internet de la Communauté de référence Argovie.

Communauté de référence Argovie

Le modèle de financement de la communauté de référence d’Argovie prévoit que les cotisations annuelles couvrent un paquet standard fixe de fonctions. Dans le cadre d’autres modèles de financement, il est aussi possible d’envisager qu’une communauté ou une communauté de référence propose à ses membres des paquets de prestations plus ou moins étendus à des tarifs différents.

La question des coûts et de leur financement se pose également à un autre niveau, celui des systèmes primaires : afin que les dossiers informatisés internes des patients puissent être directement reliés aux plateformes électroniques des communautés ou des communautés de référence, des adaptations des programmes sont nécessaires. Les coûts de ces développements sont supportés par les clients des programmes, c’est-à-dire les prestataires et les institutions.

Quelles sont les prestations de CURAVIVA Suisse sur le thème de la cybersanté ?

Les membres de CURAVIVA Suisse disposent d’un service de consultation par e-mail pour toutes les questions sur la cybersanté et sur le DEP:

Conseils en matière de cybersanté

Des enquêtes annuelles auprès de la population et des professionnels de la santé sur l’état de l’évolution dans le domaine de la cybersanté, dans le cadre du Baromètre eHealth.

Baromètre eHealth 

CURAVIVA Suisse a mis en place un groupe de pilotage national qui accompagne le développement du projet dans le cadre de la cybersanté.

Quelle est la différence entre la solution du portail DEP et une intégration complète ?

Généralement, les établissements de santé disposent de deux possibilités pour se raccorder à la plateforme DEP de leur communauté de référence :

  1. Solution du portail DEP : les professionnels de la santé s’annoncent avec un terminal (p.ex. un ordinateur) via une connexion internet sécurisée et une authentification sécurisée sur le portail de la communauté de référence. Les documents enregistrés dans le DEP des résidentes et résidents peuvent ainsi être consultés ou transmis. Avec cette option, il n’y a pas de liaison automatique entre le système interne d’information sur les soins (p.ex. le dossier de soins informatisé) et le portail DEP.
     
  2. Solution avec des interfaces entre les plateformes DEP des communautés de référence et les systèmes d’information des établissements (p.ex. le dossier de soins informatisé) : les informations pertinentes pour le traitement peuvent être directement versées dans le DEP ou téléchargées dans le propre système de l’établissement. Les établissements de santé peuvent définir eux-mêmes le degré d’intégration. Les interfaces doivent être implémentées par les fabricants de systèmes (p.ex. les fournisseurs de dossiers informatisés de soins) dans les institutions, ce qui peut entraîner certains coûts pour elles.

Une démarche par étape est possible, avec une solution de portail pour commencer, puis une intégration progressive. Les deux solutions sont conformes à la loi. Toutefois, quel que soit le choix entre le portail et l’intégration, il faut garder à l’esprit que les établissements doivent exécuter des travaux préparatoires en lien avec les processus internes concernés (p.ex. les exigences en matière de protection et de sécurité des données). Le temps nécessaire pour ce faire sera tout aussi élevé dans l’une ou l’autre option.

Informations complémentaires et documents

Dossier électronique du patient et cybersanté (eHealth)

Introduction du dossier électronique du patient : raccordement des systèmes primaires, aide à la mise en œuvre pour les producteurs des systèmes primaires et leurs clients | eHealth Suisse

DEP et LDEP | fiches d’information | eHealth Suisse

DEP et LDEP | glossaire | eHealth Suisse

DEP pour la population | vidéo | eHealth Suisse

DEP pour les professionnels de la santé | vidéo | eHealth Suisse