Datenschutz und Aktenbearbeitung

Neues Datenschutzrecht

Nach mehrjähriger Arbeit wurden das Datenschutzgesetz (DSG) und das dazugehörige Umsetzungsrecht in Anlehnung an die europäische Gesetzgebung gründlich revidiert. Das neue Datenschutzrecht behält die Grundsätze des bisherigen Gesetzes bei, führt aber auch zu beträchtlichen Neuerungen.

Die Institutionen und Strukturen für Menschen mit Unterstützungsbedarf sind – wie die anderen Akteure der Wirtschaft und Gesellschaft auch – vom neuen Datenschutzgesetz betroffen und müssen dieses einhalten. Das bedeutet umfassende organisatorische Anpassungen sowie die Bewerkstelligung von neuen Prozessen und Kontrollen.

Die neue Datenschutzgesetzgebung tritt Anfang September 2023 in Kraft.

Überblick und Umsetzungshilfen von ARTISET

Aktenablage, -aufbewahrung und -einsicht

Im Alltag von Institutionen und Strukturen für Menschen mit Unterstützungsbedarf fällt eine Vielzahl von Unterlagen in unterschiedlicher Art und Form an. Zur Aktenablage, -einsicht und -aufbewahrung bestehen rechtliche Vorschriften. Sie gehen inhaltlich und zeitlich unterschiedlich weit. Vorschriften finden sich zum Teil im Bundesrecht, im Obligationenrecht, im Datenschutzgesetz und in steuerrechtlichen Erlassen.

Werden in Organisationen für Menschen mit Unterstützungsbedarf Akten über Personen geführt und aufbewahrt, haben die Betroffenen – ob Mitarbeitende oder Nutzer:innen von Dienstleistungsangeboten – das Recht, diese Akten einzusehen. Es gelten unterschiedliche Regeln darüber, weshalb, wann und wie das Akteneinsichtsrecht zu gewähren ist, wo dessen Grenzen liegen und wann es verweigert werden darf.

Soweit Institutionen öffentliche Aufgaben erfüllen, sind auch kantonale Regelungen zum Archivierungsrecht zu berücksichtigen. Diese fliessen in den folgenden Unterlagen nur in ihren Grundprinzipien ein und sind nicht im Einzelnen dargestellt.

Umsetzungshilfen von ARTISET

INSOS Zürich bietet zusätzlich einen detaillierten Leitfaden zur Bearbeitung, Aufbewahrung und Archivierung von Akten. Aspekte aus dem Leitfaden lassen sich auch auf andere Kantone übertragen.