Dienstplanung

Die alltägliche Dienstplanung – Potenzial für mehr Zufriedenheit

Unregelmässige Arbeitszeiten und Schichtarbeit gehören zu einem 24-Stunden Betrieb. Seitens Organisation bedingt dies eine auf verschiedenste Bedürfnisse abgestimmte Dienstplanung. Eine Arbeit, die oft unterschätzt wird - die erfolgreiche Erstellung und Bewirtschaftung des Dienstplans bedingt Wissen und Zeit.

Bei der Dienstplangestaltung handelt es sich um eine komplexe Führungsaufgabe. Bedürfnisse der Bewohnerinnen und Bewohner, betriebliche Anforderungen, rechtliche Vorgaben und Wünsche der Mitarbeitenden unter einen Hut zu bringen, gleicht oft der Quadratur des Kreises – Monat für Monat.

Heidi Johann begleitet Institutionen beim Optimierungsprozess von Dienstplänen zwecks weniger Belastung und mehr Zufriedenheit. Im folgenden Interview erzählt sie von ihren Erfahrungen aus der Praxis.

Ganz allgemein und kurz: Wer muss was wissen, um eine optimale Dienstplanung zu gestalten?
Wenn ich von – sagen wir mal – möglichst optimaler Dienstplanung spreche, setze ich voraus, dass Bedürfnisse der Bewohnenden, betriebliche Anforderungen und rechtliche Aspekte allesamt bereits bedacht sind. Es geht um die Tatsache, dass in der heutigen selbstbewussten Gesellschaft unterschiedliche Bedürfnisse sowie sich veränderndes Leistungsvermögen während den verschiedenen Lebensphasen den Umgang mit Schichtarbeit je länger je mehr beeinflussen. Dieser Umstand soll bei der Dienstplangestaltung explizit Berücksichtigung finden. Es benötigt von Führungskräften die Überzeugung, dass mit einer dahingehenden Optimierung der Dienstplanung ein positiver Einfluss auf die Zufriedenheit und Gesundheit der Mitarbeitenden, den langfristigen Personalerhalt und somit letztendlich auf die Attraktivität der Organisation bewirkt werden kann.

Wo sehen Sie den grössten Handlungsbedarf?
An erster Stelle steht die Sensibilisierung der Führungskräfte in Bezug auf das Erkennen von Zusammenhängen zwischen Schichtarbeit, Regeneration, Lebensphasen und Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben. Mit diesem Wissen und der oben geschilderten Überzeugung wird es möglich, in der Dienstplangestaltung den Fokus auf individuelle Bedürfnisse der Mitarbeitenden anders zu richten.

Wo sind die grössten Herausforderungen?
Da kann ich gleich an der vorhergehenden Aussage anknüpfen. Wenn individuelle Bedürfnisse aller Mitarbeitenden vermehrt berücksichtigt werden sollen, scheint es augenfällig, dass die Dienstplangestaltung noch mühevoller wird. Es braucht eine Form von Geben und Nehmen. Zum Beispiel wird dem Wunsch nach weniger Spätdienst entsprochen und gleichzeitig wird eine Gegenleistung der Mitarbeitenden vereinbart, zum Beispiel an mehr Wochenenden zu arbeiten. Das erfordert ein hohes Mass an Verhandlungskompetenz seitens der Führungskraft. Kommt hinzu, dass im Team allenfalls ein anderes Verständnis von Gerechtigkeit erforderlich wird. Gerecht bedeutet nicht mehr, dass alle Mitarbeitende gleich viele Spätdienste machen, sondern dass es ein Gleichgewicht zwischen Geben und Nehmen gibt und dass individuelle Bedürfnisse von allen Mitarbeitenden ausgewogen berücksichtigt werden.

Wie können die Bedürfnisse der Mitarbeitenden und der Institution am besten übereingebracht werden? Was muss bei der Dienstplanung beachtet werden?
Es braucht den oben geschilderten Aushandlungsprozess mit jeder Mitarbeitenden. Im Idealfall werden die Abmachungen schriftlich festgehalten und von Zeit zu Zeit überprüft und angepasst. Mit diesen Informationen wird anschliessend ein «Stationsbild» erstellt und so überprüft, bis zu welchem Grad eine Übereinstimmung mit den anderen Anforderungen an die Dienstplanung (z. B. betriebliche Vorgaben etc.) vorliegt. Letzten Endes muss das Puzzle aufgehen, dazu braucht es laufend Gespräche.

Welche Eigenschaften besitzt eine erfolgsversprechende Dienstplanung?
Erfolgsversprechend ist sie, wenn der Prozess der Dienstplanerstellung transparent, nachvollziehbar und unter Miteinbindung der Mitarbeitenden erfolgt. Gute Erfahrungen gibt es beispielsweise mit der Ferienplanung durch Mitarbeitende. Der Dienstplan birgt des Weiteren die Eigenschaft, dass sich Mitarbeitende in ihren individuellen Bedürfnissen ernst genommen fühlen und dass sie gleichzeitig ihren Teil der Verantwortung für die gemeinsame Erfüllung des Auftrages übernehmen.

Dienstplanung als Aspekt eines gesamten Systems: Welche Faktoren des Gesamtsystems müssen für eine erfolgsversprechende Dienstplanung unbedingt auch noch mitberücksichtig werden?
Es braucht, wie eingangs geschildert, die Überzeugung von der Geschäftsleitung und allen Kadermitarbeitenden, dass mit einer vermehrten Berücksichtigung der individuellen Bedürfnisse einen positiven Einfluss auf die Zufriedenheit und Gesundheit der Mitarbeitenden, den langfristigen Personalerhalt und somit letztendlich auf die Attraktivität der Organisation bewirkt werden kann. Zentral ist, dass Optimierungsprozesse über den gesamten Betrieb, systematisch und unter Miteinbezug der Betroffenen geführt werden. Dabei gilt es sorgfältig zu entscheiden, was auf jeder Station einheitlich geregelt werden soll und was nicht. Ein Beispiel: Stationen haben unterschiedliche Aufträge mit unterschiedlicher Verteilung des Arbeitsvolumens. Somit kann es Sinn machen, dass Stationen über unterschiedliche Dienstzeiten verfügen – trotz eines allfälligen erhöhten administrativen Aufwandes.

Was kann auch ein noch so guter Dienstplan nicht gewährleisten? Was sind die Grenzen der Dienstplanung?
Er wird nicht jeden Monat jede Mitarbeitende zu 100% zufriedenstellen können, das bleibt eine Illusion. Ich denke jedoch, das muss er auch nicht. Mitarbeitende sind gerne zu Lösungen und Kompromissen bereit, wenn sie mit eingebunden und Entscheidungen nachvollziehbar kommuniziert werden.

Was ist der Nutzen für die Praxis, welchen Sie aus den Erfahrungen nach den ersten Dienstplanoptimierungsprojekten ziehen?
Ich habe gehört, dass es viel Entspannung gibt auf der Station. Die Hilfsbereitschaft zum Einspringen steigt, es werden weniger Dienste getauscht. Die Stationsleitungen sind durch die Gespräche sehr gefordert, jedoch auch entlastet; Die Verantwortung scheint anders verteilt und besser tragbar zu sein. Im Sommer 2017 werden die mittelfristigen Auswirkungen (weniger Belastung sowie erhöhte Zufriedenheit seitens Mitarbeitenden) im Pilotbetrieb des Projektes «Lebensphasen spezifische Arbeitsbedingungen» von CURAVIVA Bildung evaluiert.


CURAVIVA Weiterbildung bietet einen 3-tägigen Kurs zum Thema Dienstplanung an: «Lebensphasenorientiertes Personalmanagement - welchen Beitrag leistet der Dienstplan?»
Weitere Informationen und Anmeldung

Bei Fragen steht Ihnen Katrin Steger, Bildungsbeauftragte Führung/Management, gerne zur Verfügung: Tel: 041 419 72 52, k.steger@curaviva.ch


Informationen rund um HR-Themen
HR Box CURAVIVA Schweiz

Impulstag CURAVIVA Schweiz: «Leben und Arbeiten, wie geht das zusammen?», 28. November 2017, Olten
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